Framförhållning…

Många uppdrag som jag får beror på att en myndighet hamnat i tidsnöd när ett avtal ”plötsligt” löper ut. (Jag dömer ingen utan förstår att det kan vara mycket svårt!).

Det man står inför är då att försöka göra det bästa av situationen: prioritera uppdraget så gott det går, ta fram ett förfrågningsunderlag som kanske inte blir riktigt så bra som man vill ha det och sedan köra med så kort annonseringstid som möjligt. Därefter är det bara att hålla tummarna.

Känns det igen?

Bättre är det då att försöka ha lite framförhållning :-)

Ett bra exempel på god framförhållning var när jag skulle hjälpa en kund med att genomföra en upphandling av en driftentreprenad.

Kunden var ute i föredömligt god tid, jag blev kontaktad redan ett år innan det befintliga avtalet skulle löpa ut och jag kände att vi hade väldigt gott om tid.

Även om man har gott om tid på sig gäller det att sätta sig ner så snart som möjligt för att göra en översiktlig tidplan, vilket vi gjorde. Den översiktliga tidplanen blir ofta en ögonöppnare.

(Ofta har kunden fullt upp med sina övriga dagliga uppgifter. Kan vara bra att veta så man lägger in lite ”luft/glapp” i tidplanen)

Framtagande av förfrågningsunderlag planerades ta fyra månader baserat på det underlag vi hade sedan tidigare, annonseringen kom just innan innan sommarsemestrarna varför annonsen planerades att ligga ute över semestrarna i totalt två månader. En månad avsattes till prövning och utvärdering. Upphandlingsrapporten  skulle vara klar till ett nämndsmöte som skulle hållas på ett viss datum (tänk på dessa i din planering så du inte missar dem, det kan ta tid till nästa möte).

När avtalsspärren löpt ut hade det gått åtta månader från vårt första startmöte och den nya entreprenören hade fyra månader på sig att etablera sig inför avtalsstart vilket var en rimlig tid.

Uppdraget ovan gick bra men den till synes långa tiden kanske egentligen var i kortaste laget med tanke på att entreprenören faktiskt behövde de fyra månaderna för sin etablering.

Rent krasst skulle vi kanske behövt ytterligare sex månader i tidplanen för att ta höjd för överprövning i en till två instanser.

Som sagt – upphandlingsprocessen tar tid.
Använd den tid du har väl.

//Per
www.lowhagen.nu

Tänk på:

  • Gör en översiktlig tidplan så fort som möjligt.
  • Du måste ge en leverantör tillräckligt med tid för att räkna på anbudet, det räcker kanske inte med de lagstadgade minimitiderna.
  • Om du kan bör i din planering ta höjd för en överprövningsprocess om sex månader.
  • Det är inte rimligt att tidplanera för en förlust i domstol.